W zależności od kontekstu przetwarzane są dane takie jak:  

1. w odniesieniu do osób korzystających z formularza kontaktowego:

• imię,
• adres e – mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości (np. zapytanie dotyczące usług prawnych),
• inne dane, które użytkownik zdecyduje się przekazać w formularzu – uwaga dot. danych wrażliwych poniżej,

2. w odniesieniu do klientów (osób fizycznych, osób prawnych i tzw. ułomnych osób prawnych oraz osoby ich reprezentujące), w tym też osób kierujące zapytanie o usługi prawne:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny,
• wszelkie inne dane kontaktowe,
• dane identyfikacyjne (np. PESEL, NIP, REGON),
• dane związane z prowadzonymi sprawami prawnymi,
• stanowisko,
• inne dane przekazane w ramach współpracy,
• dane wrażliwe – uwaga poniżej,

3. w odniesieniu do innych osób, których dane są przetwarzane w związku z prowadzeniem spraw klientów (np. w przypadku postępowania sądowego lub administracyjnego są to m.in. inne strony postępowania, pełnomocnicy, świadkowe, biegli):

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny,
• wszelkie inne dane kontaktowe
• dane identyfikacyjne (np. PESEL, NIP, REGON),
• informacja o roli w postępowaniu,
• stanowisko ,
• zawód,
• dane wrażliwe – uwaga poniżej,

Uwaga dot. danych wrażliwych W przypadku konieczności ujawnienia adwokatowi danych sensytywnych, czyli wrażliwych takich jak informacje dotyczące pochodzenia rasowego, etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych i przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych, biometrycznych, dotyczących zdrowia, seksualności, orientacji seksualnej, klienta lub osoby trzeciej, dane są to przetwarzane tylko wówczas, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia, obrony roszczeń  w postępowaniu sądowym lub administracyjnym lub innym postępowaniu pozasądowym. Nadto wykonywanie zawodu adwokata odbywa się w interesie publicznym, co uprawnia Adwokata do przetwarzania tego typu danych.

4. w odniesieniu do osób współpracujących z kancelarią (np. innych adwokatów, radców prawnych, notariuszy):

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny,
• wszelkie inne dane kontaktowe, w tym służbowe.
• dane identyfikacyjne (np. PESEL, NIP, REGON),
• tytuł zawodowy,
• specjalizacja,

5. w odniesieniu do dostawców towarów i usług:

• imię i nazwisko,
• służbowe dane kontaktowe i adresowe,
• rodzaj prowadzonej działalności,
• NIP,
• REGON.

Dane przetwarzane są tylko w niezbędnym zakresie, a ich zakres zależy od konkretnej sytuacji.

Dane osobowe w zależności od kontekstu są przetwarzane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, którymi są:

1. w przypadku osób korzystających z formularza kontatkowego:

• udzielenie odpowiedzi na zapytanie użytkownika,
• przesyłania informacji dotyczących usług kancelarii,
• potencjalnego nawiązania współpracy lub wykonania umowy,

2. w przypadku klientów (osób fizycznych, osób prawnych i tzw. ułomnych osób prawnych oraz osoby ich reprezentujące), w tym też osób kierujące zapytanie o usługi prawne:

• świadczenie pomocy prawnej, w tym występowanie w imieniu klienta przed urzędami i sądami,
• udzielanie porad prawnych,
• opracowywanie projektów aktów prawnych,
• wykonywanie umowy z klientem;,
• wnoszenie pism i kontakt z organami instytucjami, stronami przeciwnych lub ich pełnomocnikami z zachowaniem warunków formalnych wynikających w przepisów prawa,
• utrzymywanie bieżącego kontaktu z klientem oraz osobami reprezentującymi klienta,
• podejmowanie działań związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• spełnianie wymogów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości, w tym prowadzenie dokumentacji podatkowej oraz przechowywanie dowodów księgowych,
• cele archiwizacyjne,

2. w przypadku innych osób, których dane są przetwarzane w związku z prowadzeniem spraw klientów:

• świadczenie pomocy prawnej klientowi,
• cele archiwizacyjne,
• podejmowanie działań związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz
  finansowaniu terroryzmu, jeżeli w danej sytuacji jest to wymagane,

3. w przypadku osób współpracujących z kancelarią (np. inni adwokaci, radcowie prawni, notariusze):

• zawarcie i wykonywanie umów,
• spełnianie wymogów wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
• utrzymywanie bieżących relacji zawodowych,
• współpraca zawodowa,
• przyjmowanie i składanie ofert,

4. w przypadku dostawców towarów i usług:

• zawarcie i wykonywanie umów (np. sprzedaży, świadczenia usług),
• spełnianie wymogów wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, w tym prowadzenie dokumentacji podatkowej oraz przechowywanie dowodów księgowych,
• cele archiwizacyjne

Podstawy prawne przetwarzania danych to:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,
  • powyższa podstawa prawna znajduje zastosowanie w przyapdku wyrażenia zgody podczas kierowania wiadomości za pośrednictwem formularza kontaktowego
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  • powyższa podstawa prawna znajduje zastosowanie w przypadku świadczenia pomocy prawnej, w tym sporządzaniu pism oraz udzielaniu porad prawnych, a także wykonywania umów współpracy oraz w przypadku przetwarzania danych dostawców i usług,
  • w kontekście formularza kontaktowego, przetwarzanie danych osobowych jest również niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w sytuacji, gdy użytkownik wysyła zapytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego, przetwarzanie danych jest niezbędne, aby umożliwić udzielenie odpowiedzi lub nawiązanie potencjalnej współpracy.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
  • powyższa podstawa prawna znajduje zastosowanie w razie konieczności wykonania obowiązków wynikających z przepisów takich jak m.in. przepisy podatkowe, przepisy ustawy o przeciwdziałaniu terroryzmu i finansowaniu terroryzmu, przepisów kodeksu postępowania cywilnego, kodeksu postępowania administracyjnego oraz kodeksu postępowania karnego,
• Art. 6 ust. 1 lit. d RODO przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej
  • powyższa podstawa prawna znajduje zastosowanie, gdy nie ma możliwości oprzeć działania na innej podstawie prawnej, a dotyczy sytuacji w której osoba której dane dotyczą, ze względów fizycznych (np. śpiączki) lub prawnych (np. brak zdolności do czynności prawnych) nie może wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
  • powyższa podstawa prawna znajduje zastosowanie, gdy nie ma możliwości oprzeć działania na innej podstawie prawnej, a dotyczy sytuacji w której osoba której dane dotyczą, ze względów fizycznych (np. śpiączki) lub prawnych (np. brak zdolności do czynności prawnych) nie może wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych

PODSTAWY PRAWNE DO SZCZEGÓLNEJ KATEGORII DANYCH, TJ. DANYCH WRAŻLIWYCH:

art. 9 ust. 2 lit. f RODO- przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;

art. 9 ust. 2 lit. c  RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;

W zależności od kontekstu dane mogą być przekazywane:

• wszelkim organom i instytucje, takie jak sądy, prokuratura, policja, jak również osoby trzecie, do których adwokat zwraca się w związku z koniecznością prawidłowego wykonywania zawodu adwokata lub zawartej z klientem umowy,
• pełnomocnikom substytucyjnym,
• podmiotom współpracującym przy wykonywaniu usług prawnych,
• podmiotom, które realizują na rzecz kancelarii usługi księgowe, rachunkowopodatkowe,
• podmiotom, które prowadzą działalność pocztową lub usługi kurierskie,
• pracownikom Adwokata w celu realizacji przez nich obowiązków.

Dane osobowe będą przetwarzane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone w zakresie danych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu adwokata.

W pozostałych przypadkach dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak wymagają tego odpowiednie przepisy prawa, w szczególności podatkowe i rachunkowe, oraz tak długo, jak jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane osobowe przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego przetwarzane będą przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od zakończenia korespondencji – chyba że dalsze przetwarzanie będzie uzasadnione np. nawiązaniem współpracy lub koniecznością ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 15 ust. 1 RODO),
• otrzymania kopii danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 15 ust. 3 RODO),
• sprostowania lub uaktualnienia danych osobowych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych osobowych – jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, aby Administrator przetwarzał Państwa dane, możecie Państwo żądać aby Administrator je usunął za wyjątkiem sytuacji, w których obowiązek przetwarzania danych osobowych wynika z przepisu prawa lub przetwarzanie danych jest niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 18 RODO),
• przenoszenia swoich danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego wyłącznie w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy i są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) za wyjątkiem danych osobowych pozyskanych przez administratora w związku z udzielaniem pomocy prawnej.

W celu skorzystania z przysługujących praw, należy kontaktować się z administratorem pod adresem: klaudia.olma@kokancelaria.pl lub listownie na adres siedziby administratora.

Jeśli nie masz pewności czy w Twoim przypadku realizacja poszczególnych praw może podlegać ograniczeniom, nie obawiaj się zwrócić z żądaniem jego realizacji. Jeśli w Twoim przypadku prawo podlega ograniczeniom, zostaniesz o tym poinformowany w odpowiedzi z wyjaśnieniem, dlaczego takie ograniczenie ma zastosowanie.

Podanie danych jest dobrowolne, jednakże nie podanie danych może skutkować brakiem możliwości świadczenia przez Adwokata pomocy prawnej lub brakiem możliwości wykonania umowy lub realizacji innych celów, do których dane osobowe są niezbędne. Dotyczy to również sytuacji, w której dane osobowe przekazywane są za pośrednictwem formularza kontaktowego – ich brak może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytanie.

Nasza strona internetowa używa plików cookies (ciasteczek) w celu poprawy jakości korzystania z naszej strony i dostosowania jej do indywidualnych potrzeb użytkowników.

Pliki cookies – czym są?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe, które strona internetowa zapisuje na urządzeniu użytkownika podczas jej przeglądania. Mogą one służyć do zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania preferencji, analizy ruchu oraz w celach marketingowych.

Rodzaje wykorzystywanych cookies na naszej stronie

• Niezbędne ciasteczka – są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony, nie wymagają zgody użytkownika.

• Funkcjonalne ciasteczka – umożliwiają zapamiętywanie ustawień użytkownika i preferencji, np. języka, aby zapewnić lepsze doświadczenie w przyszłości, dodatkowo umożliwiają poprawne wyświetlanie i korzystanie z zewnętrznych usług, takich jak osadzona na stronie mapa Google. Google może gromadzić dane użytkowników zgodnie z własną polityką prywatności: https://policies.google.com/privacy

Analityczne ciasteczka – pomagają analizować sposób korzystania ze strony przez użytkowników.

Reklamowe ciasteczka – wykorzystywane w celu wyświetlania reklam dopasowanych do użytkownika na naszej stronie lub innych stronach internetowych.

Podstawy prawne

Cookies niezbędne — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

Cookies funkcjonalne, analityczne i marketingowe — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

Zgoda i zarządzanie plikami cookies

Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie użytkownik ma możliwość wyboru zgód na wykorzystanie cookies poprzez baner zgody. Zgoda może być w każdej chwili wycofana lub zmodyfikowana poprzez klilknięcie na ikonę ciasteczka w lewym dolnym rogu lub zmianę ustawień przeglądarki.

Poniżej linki do najpopularniejszych przeglądarek, gdzie można zarządzać plikami cookies:

Google Chrome – https://support.google.com/chrome/answer/95647?Every=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en
Opera – https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies
Firefox – https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences
Apple Safari – https://support.apple.com/en-us/guide/safari/manage-cookies-and-website-data-sfri11471/mac
Windows Internet Explorer – https://support.microsoft.com/fil-ph/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

Odbiorcy danych

Dane zbierane za pośrednictwem cookies mogą być przekazywane partnerom świadczącym usługi analityczne i marketingowe na rzecz administratora:

Hotjar Ltd. (Hotjar)

Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Ads, Google Maps)

Microsoft Ireland Operations Limited (Clarity, Bing Ads)

Intercom R&D Unlimited Company (Intercom)

Zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności powyższych podmiotów w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez te podmioty.

Przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być przekazywane do państw trzecich, w tym do USA, w związku z korzystaniem z usług Google, Microsoft, Intercom i Hotjar. Przekazywanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Okres przechowywania danych

Okres przechowywania plików cookies został wskazany w tabelach powyżej i zależy od ich rodzaju.

Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem),
• wniesienia skargi do Prezesa UODO.